海外の代理店と話はできている。商品資料も渡した。それでも、その先の商談がなかなか進まない。
そんなときは、代理店への連絡を増やす前に、双方が何を担当し、どの案件で何を待っているのかを整理してみてください。
代理店が見つかったことと、販売活動が動いていることは別の段階です。この記事では、役割分担、案件の進捗、次の行動と期限の3点を確認する方法を紹介します。
1 代理店と自社の役割を具体的にする
「現地の営業は代理店に任せる」という合意だけでは、誰がどこまで動くのかが曖昧なままになることがあります。
見込み客への連絡、商品説明、見積もりの作成、技術的な質問への回答。こうした作業ごとに、代理店と自社の担当範囲を確認します。
確認チェックリスト
□ 見込み客を探し、最初に連絡する担当者は決まっているか
□ 商品説明や商談に、自社が参加する条件は決まっているか
□ 見積もりや技術的な質問への回答を、誰が用意するか
□ 代理店が自分で判断できる範囲と、自社に確認する範囲は明確か
□ 問い合わせを受けた後、双方の窓口と連絡方法は決まっているか
この確認は、代理店に責任を押しつけるためのものではありません。代理店が動くために、自社から渡すべき資料や判断が残っていないかも確認します。
2 案件の進捗を相手の反応で把握する
「先方は興味を持っています」という報告だけでは、次に必要な支援を決めにくくなります。
資料を送った段階なのか、説明を聞いてもらえたのか、見積もりの条件を確認しているのか。実際に起きたことと、担当者の見立てを分けて記録しましょう。
案件ごとに残したい項目
□ 案件を識別する管理番号
□ 相手が検討している用途や課題
□ 最後に接点を持った日と、実際に得られた回答
□ 相手が次に判断するために必要な情報
□ 現在止まっている理由と、まだ確認できていないこと
共有する情報は、業務に必要な範囲に絞ります。顧客の個人情報や機密資料を、不必要に広く共有しないようにしてください。
3 次の行動を担当者と期限まで決める
案件の状況が分かっても、「引き続きフォローします」だけでは、次の動きが見えません。
誰が、誰に、何を確認し、いつまでに結果を共有するかを決めます。期限は相手の検討状況を踏まえて設定し、返答がなかった場合の確認方法も合わせて相談します。
次の行動のチェックリスト
□ 担当者が一人に決まっているか
□ 「連絡する」だけでなく、確認する内容が書かれているか
□ 期限と、結果を共有する日が決まっているか
□ 自社が先に準備する資料や回答はないか
□ 返答がない場合に、いつ状況を見直すか
案件メモの記入例
以下は説明のための架空例であり、実際の顧客や実績を示すものではありません。
案件番号 案件A
状況 商品説明を実施済み。相手から仕様に関する質問が届いている。
止まっている点 相手の希望条件に対応できるか、回答を用意できていない。
自社の担当 商品担当が質問への回答案を整理する。
代理店の担当 回答を先方へ伝え、追加で確認したい点と次回説明の希望を聞く。
期限の合意例 自社の回答案は翌営業日15:00まで。代理店から先方への回答は、その翌営業日12:00まで。反応共有は回答後3営業日以内。
この期限も架空の合意例です。時刻はマレーシア時間と仮定し、実際には双方の営業日とタイムゾーンを確認して合意します。
次回の確認 回答送付後の反応を共有し、説明の場を設けるか判断する。
重要なのは、期限を埋めることだけではありません。先方が次に判断できる状態をつくるために、何を用意するかまで具体化することです。
進展がないときは前提を見直す
役割と次の行動を決めても、すべての案件が受注につながるわけではありません。
相手の優先順位が変わった、商品の用途が合わない、条件の調整が必要になったなど、進め方を見直した方がよい場合もあります。
定期的な確認の場では、動いている案件だけでなく、保留する案件や追加確認が必要な案件も分けます。連絡回数だけで判断せず、相手の反応と自社側の準備状況を合わせて確認しましょう。
代理店との商談を整理するところから
まずは、今動いている案件を一つ選び、役割分担、案件の進捗、次の行動と期限を書き出してみてください。足りない情報や判断待ちの事項を確認する出発点になります。
自社だけで整理するのが難しい場合は、ダズ・インターナショナルへご相談ください。対象国、商品やサービス、代理店との現在の役割分担、止まっている段階を整理しておくと、相談内容を具体化しやすくなります。
個別の支援範囲は、ご相談内容を確認したうえでご案内します。
海外代理店との商談や現地営業について相談する